75%的工作都可以模式化
2020-06-05

75%的工作都可以模式化

很多工作其实是曾经做过的

大部分工作都可以藉由模式化提升效率,在一天之内完成原本需要花费两天时间的工作,也绝非遥不可及的梦想。

「75%的工作都可以模式化。」

听到我这幺说,各位是否会感到惊讶?

或许各位会说:「我做的工作才没有这幺简单。」

「能够用範本完成的工作,成果一定不理想。」

果真如此吗?

各位不妨回顾一下每天的工作。

据我的观察,烦扰各位的工作中,有75%都是以前曾经做过的工作。

比方说,电子邮件。现在,早已迈入资讯化社会,撰写大量的电子邮件,应该也成为各位工作中的一环。当然,也有人认为电子邮件的往来根本不算是工作,我也很想大力赞同这种意见,但实际上,上班族每天就是必须花时间处理无数的电子邮件。

撰写电子邮件正是「以前曾经做过的工作」最典型的代表。当然,电子邮件的传送对象各不相同,内容也不可能一模一样。即使如此,在撰写时也不需要从零开始。假设回电子邮件总共花了5分钟,会不会其中有3分钟都花在「重新输入以前曾经写过的内容」这种单纯的作业上呢?

比方说,寄给客户的电子邮件也有各种不同的性质,像是「初次拜访后的致意」、「寄送资料用的邮件」、「价格交涉邮件」、「季节问候邮件」等等。即使客户不同,即使内容细节稍有差异,但结构上其实大同小异。所以,只要事先準备几种範本,就足以重複利用。

在拜访客户、听取意见时也一样。即使拜访的客户不同,第一次拜访时应该询问的问题几乎都是固定的,就算是谘询工作也不例外。

我所经营的AUN顾问公司,主要业务是搜寻引擎行销,也就是设法让客户的网站在搜寻结果中名列前茅。我们的任务是针对客户在SEO等行销方面的需求,提供量身订作的服务。然而,只要把焦点放在工作的进展上,任何案子都一定存在着共同点。

因此,不妨把要向客户发问的项目归纳为「问题清单」,发给所有业务员。如此一来,每次拜访客户时,就可以避免浪费时间,也无需担心有任何遗漏。而且,即使是经验不足的新手,在询问客户意见时,也可以达到和资深员工相同的水準。

将工作模式化,感觉时间变多了

英国历史、政治学家帕金森(Cyril Northcote Parkinson)针对官僚体制进行了研究,在他提倡的「帕金森法则」第一条中,提出了以下的论点。

「工作量会膨胀到把这项工作被赋予的时间全部用完为止。」

这句话的意思是,原本可以在短时间内或是用较少预算完成的工作,如果不积极处理,就会把所有时间和预算消耗殆尽。这是对公务员和组织的讽刺,但也带给我们很大的启示。也就是说,那些口口声声说「有太多事要做,所以没有时间」的人,永远不会有时间。然而,如果积极思考如何才能在短时间内把事情做完,并发挥巧思,就可以在短时间内完成工作。所以,关键全在于心态。

本书所介绍的「模式化」就是发挥这种巧思的手段之一。

后面也将提到,有些工作就是无法模式化、不可以模式化。但是,烦恼「忙得没有时间」、「被工作追着跑」的上班族中,多数人的工作都仍有大量的模式化空间。他们之所以整天忙碌不已,就是被这些重複进行的工作困住了。

每天都得处理许多例行业务和琐事,是上班族必须面对的宿命。不过,在处理这些工作时,每次都从零开始,花费大量时间在回想、思考和调查的人,和藉由模式化缩短时间的人,在工作效率方面会产生极大的差异。

工作速度一旦加快,就可以减少时间的浪费,就会感觉时间变多了。

当然,和没有製作模式的人相比,想将工作模式化的人必须花费时间在製作模式这项新的作业上,但这是一种先行投资,而且是绝不亏损的投资。

摘自《模式化工作术》

75%的工作都可以模式化

数位编辑整理:陈子扬
Photo:pixabay,CC0 Licensed.